De werkwijze van het NAGO

Verwerving
Het NAGO werkt voor de verwerving van archieven met selectiecriteria die dooreen onafhankelijke Raad van Advies is opgesteld. Wanneer een archief naar onze mening in aanmerking komt om door het NAGO te worden ontsloten, wordt het in bruikleen of schenking aan het NAGO overgedragen. In de overeenkomst wordt eveneens vastgelegd dat het NAGO de werken uit het archief mag (doen) tentoonstellen en/of publiceren. In dit stadium wordt ook al bekeken welke financiële bronnen aangesproken kunnen worden om de ontsluiting mogelijk te maken.

Vooronderzoek
Om een goede indicatie te kunnen geven van de werkzaamheden en de kosten voor de ontsluiting en digitalisering wordt eerst een vooronderzoek uitgevoerd. Hierin wordt een (globale) inventarisatie gedaan om de omvang, de conditie en de mate van ordening te bepalen. Op basis daarvan kan een plan van aanpak voor de volgende fase worden opgesteld.Deze eerste fase kan beschouwd worden als een afgerond geheel en resulteert over het algemeen in een beschrijving en verantwoording van het archief, een plaatsingslijst, en planning voor de ontsluiting van het archief.

Ordening en selectie
Soms blijkt al uit de eerste fase dat verschillende, bij elkaar horende stukken binnen het archief verspreid zijn. Dan wordt het archief eerst geordend. Vaak wordt dan ook duidelijk hoe het archief in elkaar zit en welke delen te onderscheiden zijn. In dit stadium begint de eerste indeling in rubrieken. Ook wordt zichtbaar welke stukken niet in het archief horen of om andere redenen verwijderd kunnen worden. Zo worden alle dubbele exemplaren en niet-relevante of ‘archiefvreemde’ stukken uitgezonderd.

Beschrijven
Bij de beschrijving van een archief worden verschillende, samenhangende elementen onderscheiden: het geheel, de onderdelen en de losse stukken.Over al deze onderdelen wordt informatie vastgelegd. Dat gebeurt volgens de internationale standaarden voor het beschrijven van archieven (ISAD(G)) en museumobjecten (SPECTRUM). Bij alle ontwerpen wordt tevens een digitale afbeelding aan de beschrijving toegevoegd.
De archiefstukken krijgen een inventarisnummer en worden in zuurvrije dozen of mappen ingepakt.

Onderbrengen
Wanneer een archief helemaal is ontsloten wordt het voor beheer ondergebracht bij een passende erfgoedinstelling. Per archief wordt de beste plek gezocht: een instelling waar het een aanvulling vormt op een bestaande collectie en waar het goed toegankelijk is voor publiek.

Presenteren
De volledige beschrijving van het archief wordt gepubliceerd op onze website. Daarnaast is er altijd een uitgeprinte versie van de volledige inventaris beschikbaar.